Bedrijfsvoering & ICT
Interne beheersing van processen en procedures Bij De Merwelanden is de interne controle van processen en procedures gericht op de maatregelen om de effectiviteit, efficiëntie, betrouwbaarheid en naleving van haar activiteiten te waarborgen. Dit omvat het identificeren en evalueren van risico's, het ontwerpen van controles, het implementeren van controles en het monitoren van de effectiviteit van controles.
De Merwelanden heeft dit interne controleproces op de volgende wijze effectief ingericht: 1. Risicobeoordeling: De risico's die van invloed kunnen zijn op de processen en activiteiten worden geïdentificeerd. 2. Controle-activiteiten: Er vinden controles plaats om deze risico's te beheersen en te verminderen. 3. Informatie en communicatie: Informatie wordt verzameld, vastgelegd en verwerkt om te ondersteunen bij het nemen van beslissingen, het bijhouden van risico's en het rapporteren van bevindingen. 4. Monitoring: Monitoring en evaluatie van de effectiviteit van de interne controles en waar nodig aanpassing van deze interne controles.
Interne controlemaatregelen richten zich op administratieve processen, (IT) systemen en kwaliteit. Hiermee beoogt De Merwelanden de processen continu te optimaliseren en daarmee de bedrijfsvoering te verbeteren, en bij te dragen aan het behalen van de bedrijfsdoelstellingen en te voldoen aan toepasselijke wet- en regelgeving.
Processen en procedures zijn beschreven en vastgelegd in het documentatiesysteem. Hierbij zijn verantwoordelijkheden belegd bij de managers. Informatievoorziening in- en extern De informatievoorziening is ingericht op basis van de in- en externe informatiebehoefte, waarbij de externe verantwoording voldoet aan de eisen die hiervoor gelden. Het proces is ingericht volgens de vastgestelde planning & control cyclus. Dit betekent dat de informatiebehoefte is bepaald en dienovereenkomstig de systemen zijn ingericht.
De P&C cyclus start met het opstellen van een jaarplan, afgeleid van de strategische doelstellingen zoals opgenomen in het vastgestelde strategisch beleidsplan. Hiervoor wordt de methode OGSM gehanteerd (OGSM staat voor objective, goals, strategies en measurement) (Key Performance Indicators). Op basis van het jaarplan wordt de begroting opgesteld. Maandelijks worden de belangrijkste KPI’s beoordeeld in relatie tot het jaarplan en de begroting en waar nodig bijgestuurd. Per kwartaal vindt een meer uitgebreide rapportage plaats, met meer inhoudelijke verdieping. Rapportage en monitoring vindt mede plaats met behulp van een BI-tool, waarmee brondata op een slimme manier op eenvoudige wijze worden ontsloten voor gebruikers.
In 2023 wil De Merwelanden toe naar een meer dynamische en kort cyclische wijze van rapporteren en verantwoorden, volgens de systematiek van de rolling forecast. Automatisering De Merwelanden ziet grote kansen en mogelijkheden op verbetering van bedrijfsvoering en ondersteuning door verder te automatiseren. In 2022 is hiertoe AFAS als ERP geïmplementeerd en zijn er forse stappen gezet op het gebied van zorgtechnologie, zoals het upgraden van de WIFI en het realiseren van zorgdomotica, waaronder leefcirkels. Deze ontwikkelingen lopen in 2024 door. In de eerste plaats willen we hiermee de kwaliteit van zorg voor de cliënten verder verbeteren, en tevens de zorgverleners ondersteunen bij het uitvoeren van hun zorgtaken en de administratieve lasten verminderen. Tegelijkertijd is het streven om hier een stukje van de arbeidsmarktproblematiek te ondervangen.
In de ondersteunende processen ziet De Merwelanden kansen om processen verder te automatiseren, onder andere door de inzet van RPA (Robotic Process Automation). Implementatie Afas Om onze HR- en financiële processen beter te stroomlijnen, werd er in september een start gemaakt met de implementatie van Afas. Met de software en werkwijze van Afas werden de belangrijkste bedrijfsprocessen geautomatiseerd en geoptimaliseerd. Er vonden trainingen plaats en er was een werkorganisatie om de voorbereidingen te coördineren. Door deze zorgvuldige voorbereiding, risico-inventarisatie en implementatiebegeleiding is het gelukt om per 1 januari 2023 live te gaan. Opening Verwijspunt078 Op 7 december jl. is het Verwijspunt078 officieel geopend door minister Conny Helder. Vanaf 31 oktober gebruiken zeven organisaties in de Drechtsteden een regionale wachtlijst voor cliënten met een indicatie voor kortdurende en langdurige zorg. We zijn de eerste regio in Nederland waar de plaatsing van cliënten in de kortdurende en langdurige zorg centraal georganiseerd wordt. Het is een uniek concept waarbij de wachtlijsten van de deelnemende organisaties zijn samengevoegd en gezamenlijk worden gecoördineerd en waarbij de toewijzing plaatsvindt via het Verwijspunt078. Voortgang NEN 7510 De Merwelanden is in 2022 gestart met het certificeringstraject voor de NEN 7510. Dit traject wordt begeleid door QSN en zal twee jaar in beslag nemen. In 2021 is door QSN een 0-meting gedaan. In deze 0-meting is o.a. de AVG, privacy, informatiebeveiliging en het creëren van awareness opgenomen. Naar aanleiding van de uitkomsten van de 0-meting is een Plan van Aanpak opgesteld. Begin 2022 is gestart met het uitrollen van dit Plan van Aanpak en is de projectgroep NEN 7510 van start gegaan. Een externe projectleider van QSN begeleidt het certificeringstraject. Jaarrekening Het financieel resultaat van de organisatie vindt u in de jaarrekening 2022. Klik hier voor de jaarrekening 2022.