Bedrijfsvoering & ICT
Interne beheersing van processen en procedures De interne controle bij De Merwelanden is erop gericht om de effectiviteit, efficiëntie, betrouwbaarheid en naleving van haar activiteiten te waarborgen. Een deel van de interne controle is geborgd door de bevoegdheden die medewerkers hebben in de verschillende applicaties waarmee gewerkt wordt. Toegangsrechten worden bepaald aan de hand van de functies van de medewerkers, zodat de medewerkers niet meer mogen dan waartoe zij gerechtigd zijn.
Daarnaast is een intern controleproces als volgt ingericht:
1. Risicobeoordeling: De risico's die van invloed kunnen zijn op de processen en activiteiten worden geïdentificeerd.
2. Controleactiviteiten: Er vinden gedurende het jaar controles plaats om deze risico's te beheersen en te verminderen.
3. Informatie en communicatie: Informatie wordt verzameld, vastgelegd en verwerkt om te ondersteunen bij het nemen van beslissingen, het bijhouden van risico's en het rapporteren van bevindingen.
4. Monitoring: Monitoring en evaluatie van de effectiviteit van de interne controles en waar nodig aanpassing van deze interne controles.
De interne controlemaatregelen richten zich op zorg- en administratieve processen, (IT) systemen en kwaliteit. Hiermee beoogt De Merwelanden de processen continu te optimaliseren en daarmee de bedrijfsvoering te verbeteren, en bij te dragen aan het behalen van de bedrijfsdoelstellingen en te voldoen aan toepasselijke wet- en regelgeving.
Processen en procedures zijn beschreven en vastgelegd in een documentatiesysteem, dat in 2024 volledig opnieuw zal worden ingericht. Hierbij zijn verantwoordelijkheden belegd bij de managers. Informatievoorziening in- en extern De informatievoorziening is ingericht op basis van de in- en externe informatiebehoefte, waarbij de externe verantwoording voldoet aan de eisen die hiervoor gelden. Het proces is ingericht volgens de vastgestelde planning & control cyclus. Dit betekent dat de informatiebehoefte is bepaald en dienovereenkomstig de systemen zijn ingericht.
De P&C cyclus start met het opstellen van een koersplan, afgeleid van de strategische doelstellingen zoals opgenomen in het vastgestelde strategisch beleidsplan. Hiervoor wordt de methode OGSM gehanteerd (OGSM staat voor objective, goals, strategies en measurement).
Op basis van het koersplan wordt de begroting opgesteld. Maandelijks worden de belangrijkste KPI’s beoordeeld in relatie tot het koersplan en de begroting en waar nodig bijgestuurd. Per kwartaal - vanaf 2024 per tertiaal - vindt een uitgebreide rapportage plaats, met meer inhoudelijke verdieping. In 2023 is het besluit genomen om meer dynamisch en kort cyclisch te gaan rapporteren. Dit betekent dat er nog meer oog is voor toekomstige ontwikkelingen. Dit zal gaan gebeuren middels de systematiek van een rolling forecast. De implementatie hiervan staat gepland voor het voorjaar van 2024. Automatisering De Merwelanden is in de afgelopen jaren actief aan de slag gegaan met zorgtechnologie. In 2023 is het wifi-netwerk geoptimaliseerd, waardoor een verdere uitrol van zorgdomotica en dan met name leefcirkels, gerealiseerd is.
De ontwikkelingen op het gebied van zorgtechnologie gaan hard en er zijn veel mogelijkheden. De Merwelanden focust zich op bewezen zorgtechnologie en kijkt in 2024 onder meer naar de mogelijkheden van spraakgestuurd rapporteren, valpreventie en slimme sensoren. De Merwelanden is te klein van omvang om zelf te experimenteren met zorgtechnologie, wel probeert De Merwelanden bewezen technologie snel te implementeren om onze zorgverleners te ondersteunen bij het uitvoeren van hun zorgtaken. Ook kan zorgtechnologie een bijdrage leveren aan een efficiëntere manier van werken.
Op het gebied van administratie en ICT is De Merwelanden continu op zoek naar applicaties die goed met elkaar samenwerken en de bedrijfsprocessen zo optimaal mogelijk ondersteunen. Met AFAS en ONS werkt De Merwelanden met twee applicaties die door veel zorgaanbieders worden gebruikt en steeds beter op elkaar zijn afgestemd. Samenwerking In mei 2023 is De Merwelanden de samenwerking met PZC Dordrecht aangegaan m.b.t. de ondersteunende diensten. Deze samenwerking betreft de volgende drie programmalijnen: ICT, HR en Inkoop. In oktober 2023 heeft De Merwelanden de intentieovereenkomst ondertekend m.b.t. de oprichting van ZorgCoöperatie Drechtsteden. In de ZorgCoöperatie Drechtsteden gaan de volgende vier partijen samenwerken: De Merwelanden, PZC Dordrecht, de Blije Borgh en Aafje. Voortgang NEN 7510 De organisatie is in 2023 volop bezig geweest met de voorbereidingen voor certificering voor de NEN7510. Medio 2023 is er een interne audit gehouden waaruit bleek dat de organisatie al veel bereikt heeft op het gebied van informatiebeveiliging en privacy. De externe audit staat inmiddels ingepland voor oktober 2024. Jaarrekening Het financieel resultaat van de organisatie leest u in de jaarrekening 2023. Deze vindt u op onze website.