Gezonde bedrijfsvoering

Strategische lijn: Gezonde bedrijfsvoering

De Merwelanden is een zelfstandige organisatie met een gezonde bedrijfsvoering en kan meebewegen met de veranderingen in de maatschappij. Dit betreft niet alleen ons huishoudboekje, maar ook stabiliteit in het management en effectief risicomanagement. We vernieuwen onze processen door sociale en technologische innovaties in te zetten. Dit helpt ons om de groeiende zorgvraag in de komende jaren beter op te vangen en verdere kostenstijgingen te beperken. Onze positie in de regio en onze missie en visie, gekoppeld aan de demografische ontwikkelingen in de regio, maakt uitbreiding van ons zorgaanbod noodzakelijk. We spelen in op de huidige vraag en vernieuwen daarnaast ons zorgaanbod.

Wanneer het aansluit op onze doelstellingen, werken we samen met regionale partners, zoals de Zorgcoöperatie Drechtsteden, om onze bedrijfsvoering te versterken. Daarnaast houden we in onze bedrijfsvoering rekening met de impact ervan op mensen, het milieu en de maatschappij. De Merwelanden draagt bij aan een duurzame samenleving.

Samenwerking FrisFacilitair Sinds mei 2024 heeft De Merwelanden schoonmaken uitbesteed aan FrisFacilitair. Er is bewust gekozen voor deze organisatie, omdat zij mensen met afstand tot de arbeidsmarkt een baan bieden. Doordat zorgmedewerkers niet langer hoeven schoon te maken, kunnen zij meer tijd besteden aan hun kerntaken. Een mooie bijkomstigheid van deze samenwerking is dat de hygiëne is verbeterd.

De samenwerking met FrisFacilitair is op 31 december 2024 uitgebreid. Vanaf dat moment exploiteert FrisFacilitair brasserie De Ontmoeting voor De Merwelanden. Dit heeft ertoe geleid dat De Merwelanden door de verruimde openingstijden van de brasserie weer beschikt over een bruisend hart, waar bewoners en hun naasten, huurders en hun bezoekers en collega’s kunnen genieten van lekker eten en gezellige activiteiten. Deze uitbestedingsafspraak maakt dat De Merwelanden, los van een bewuste jaarlijkse investering, geen verlieslatende exploitatie voor horeca meer heeft.

In het voorjaar 2025 zal de brasserie een nieuwe look en feel krijgen die nog meer uitnodigt tot ontmoeting, ook voor wijkgenoten van de Staart. Ook zal de Warm Welkom balie, waar mensen warm welkom worden geheten, een nieuwe uitstraling krijgen.

Versterken bedrijfsvoering door samenwerking met de ZCD Om te komen tot het versterken van de bedrijfsvoering werkt De Merwelanden samen met PZC Dordrecht, De Blije Borgh en Aafje, in de Zorgcoöperatie Drechtsteden (ZCD). Binnen de ZCD steven we naar een optimale bedrijfsvoering, door gezamenlijk slimmer in te kopen en gebruik te maken van elkaars expertise.

In 2024 heeft De Merwelanden samen met PZC, door gezamenlijk in te kopen, inkoopvoordelen bereikt met diverse gezamenlijke leveranciers en bemiddelingsbureaus. Voor 2025 is een aantal dossiers met elkaar vastgesteld waarop wordt verkend of nieuwe contracten samen kunnen worden aangegaan. De Blije Borgh onderzoekt of zij hieraan deelneemt.

In februari 2024 zijn de ICT-teams van De Merwelanden en PZC op soepele wijze geïntegreerd tot één team voor beide organisaties. Werkprocessen zijn vergeleken en hebben geleid tot nieuwe werkwijzen. Eén gemeenschappelijk servicepunt is voorbereid en op 6 februari 2025 na een feestelijke opening in gebruik genomen, ook is gezamenlijk gewerkt aan de introductie van nieuwe innovatieve zorgtechnologieën. Bij De Merwelanden is de Wolk airbag in gebruik genomen (preventie voor cliënten die veel vallen) en is de pilot spraakgericht rapporteren gestart (twee hulpmiddelen worden beoordeeld op gebruiksvriendelijkheid en resultaat). In 2025 kiezen we na de pilot welk hulpmiddel medewerkers in de Thuiszorg het beste ondersteunt om hun verslaglegging mondeling te doen. Dit werkt naar verwachting tijdbesparend. De ontwikkelingen op het gebied van zorgtechnologie gaan hard en er zijn veel mogelijkheden. Bij de keuze voor innovaties en technologieën kijken we naar de bijdrage aan de zelfredzaamheid van cliënten en een efficiëntere manier van werken.

Op het gebied van administratie en ICT is De Merwelanden continu op zoek naar applicaties die goed met elkaar samenwerken en de bedrijfsprocessen zo optimaal mogelijk ondersteunen. Met AFAS en ONS werkt De Merwelanden met twee applicaties die door veel zorgaanbieders worden gebruikt en steeds beter op elkaar zijn afgestemd. In 2025 wordt verder gewerkt aan de optimalisatie van het gebruik van deze applicaties.

Interne beheersing van processen en procedures De interne controle bij De Merwelanden is erop gericht om de effectiviteit, efficiëntie, betrouwbaarheid en naleving van haar activiteiten te waarborgen. Een deel van de interne controle is geborgd door de bevoegdheden die medewerkers hebben in de verschillende applicaties waarmee gewerkt wordt. Toegangsrechten worden bepaald aan de hand van de functies van de medewerkers, zodat de medewerkers niet meer mogen dan waartoe zij gerechtigd zijn.

Daarnaast is een intern controleproces als volgt ingericht:

1. Risicobeoordeling: De risico's die van invloed kunnen zijn op de processen en activiteiten worden geïdentificeerd.

2. Controleactiviteiten: Er vinden gedurende het jaar controles plaats om deze risico's te beheersen en te verminderen.

3. Informatie en communicatie: Informatie wordt verzameld, vastgelegd en verwerkt om te ondersteunen bij het nemen van beslissingen, het bijhouden van risico's en het rapporteren van bevindingen.

4. Monitoring: Monitoring en evaluatie van de effectiviteit van de interne controles en waar nodig aanpassing van deze interne controles.

De interne controlemaatregelen richten zich op zorg- en administratieve processen, (IT) systemen en kwaliteit. Hiermee beoogt De Merwelanden de processen continu te optimaliseren en daarmee de bedrijfsvoering te verbeteren, en bij te dragen aan het behalen van de bedrijfsdoelstellingen en te voldoen aan toepasselijke wet- en regelgeving.

Processen en procedures zijn beschreven en vastgelegd in een documentatiesysteem, waarbinnen ook het beheer van de betreffende beleidsstukken wordt geborgd.

Informatievoorziening in- en extern De informatievoorziening is ingericht op basis van de in- en externe informatiebehoefte, waarbij de externe verantwoording voldoet aan de eisen die hiervoor gelden. Het proces is ingericht volgens de vastgestelde planning- en controlcyclus. Dit betekent dat de informatiebehoefte is bepaald en dienovereenkomstig de systemen zijn ingericht.

De planning- en controlcyclus start met het opstellen van een koersplan, afgeleid van de strategische doelstellingen zoals opgenomen in het vastgestelde strategisch beleidsplan. Hiervoor wordt de methode OGSM gehanteerd (OGSM staat voor objective, goals, strategies en measurement).

Op basis van het koersplan wordt de begroting opgesteld. Maandelijks worden de belangrijkste KPI’s beoordeeld in relatie tot het koersplan en de begroting en waar nodig bijgestuurd. Per kwartaal vindt een uitgebreide rapportage plaats, met meer inhoudelijke verdieping. In 2024 is het besluit genomen om meer dynamisch en per tertiaal te gaan rapporteren. Dit betekent dat er nog meer oog is voor toekomstige ontwikkelingen en dit zal inhoudelijk vorm krijgen vanaf 2025.

In 2025 wordt de planning- en controlcyclus opnieuw beoordeeld en zullen optimalisaties worden aangebracht in tijdlijnen en opleverdocumenten.

Certificaat NEN7510 De organisatie is in 2023 en 2024 volop bezig geweest met de voorbereidingen voor certificering voor de NEN7510 (informatieveiligheid). Dit heeft ertoe geleid dat De Merwelanden, na een succesvolle externe audit in oktober, in december NEN7510 gecertificeerd is. Een prestatie van formaat waarop we reuze trots zijn! Deze certificering sluit perfect aan bij onze visie en missie: De Merwelanden wil een veilige en vertrouwde woonomgeving bieden aan onze bewoners waar zorg op maat wordt geleverd en als werkgever een veilige werkomgeving bieden voor onze collega’s. Door te blijven investeren in kwaliteit, dragen we bij aan een omgeving waarin bewoners én collega’s zich gezien en gehoord voelen.